Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten GolfBooker käsittelee henkilötietoja. Noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja sen periaatteita, mukaan lukien tietojen minimointi, läpinäkyvyys ja turvallisuus.

1. Rekisterinpitäjä

Funect Oy ("Funect")
Y-tunnus: 3571724-7
Osoite: Kivelänkatu 1 B, 00260 Helsinki
Sähköposti: support@golfbooker.fi

GolfBooker on Funect Oy:n ylläpitämä alusta golfseuroille, yrityksille ja pelaajille. Seuroille tarjoamme toiminnanohjaus-, varaus- ja kilpailujärjestelmiä. Pelaajille tarjoamme tee-aikojen varauksen, tulosten kirjauksen, tasoituksen seurannan ja sosiaalisia ominaisuuksia.

Rekisterinpitäjän roolit

Rekisterinpitäjän rooli voi vaihdella käsittelyn tarkoituksen mukaan:

• Golfseura toimii tyypillisesti rekisterinpitäjänä omien jäsentensä ja kilpailutietojen osalta. Funect käsittelee näitä tietoja seuran puolesta henkilötietojen käsittelijänä.
• Funect toimii rekisterinpitäjänä omien myynti-, markkinointi-, CRM- ja sopimustenhallintakäsittelyjensä osalta sekä tiettyjen suoraan pelaajille tarjottavien palveluiden osalta (ks. eBirdie-osio).
• Joissakin toteutuksissa Funect ja golfseura voivat toimia yhteisrekisterinpitäjinä (GDPR artikla 26), jolloin vastuut sovitaan erikseen (esim. järjestelmän käyttö ja viestintä). Tällöin voit käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kumpaan tahansa osapuoleen; varmistamme, että pyyntösi käsitellään riippumatta siitä, kumpaan rekisterinpitäjään otat yhteyttä.

2. Käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin ja laillisiin tarkoituksiin.

Jäsenyys ja toiminnanohjaus

Jäsensuhteet, tee-aikojen varaus, kilpailut, laskutus, mobiilisovellus ja järjestelmän toiminnallisuus.
Oikeusperuste: sopimus / oikeutettu etu (riippuen roolista ja käytöstä).

Viestintä

Palveluilmoitukset, varausvahvistukset, kilpailupäivitykset, maksumuistutukset.
Oikeusperuste: sopimus / oikeutettu etu.

Uutiskirjeet ja suoramarkkinointi

Lähetämme uutiskirjeitä ja tuote-/palvelupäivityksiä (esim. uudet ominaisuudet, koulutukset, webinaarit, tarjoukset). Tähän tarkoitukseen käsittelemme tyypillisesti sähköpostiosoitettasi ja mahdollisesti nimeäsi, organisaatiota/seuraa, roolia ja kieli-/aihepreferenssejä.

Voit kieltäytyä suoramarkkinoinnista milloin tahansa uutiskirjeen "Peruuta tilaus" -linkillä tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen support@golfbooker.fi.

Uutiskirjeiden oikeusperuste:

• Suostumus, kun olet tilannut uutiskirjeen tai antanut luvan demon/tapaamisen yhteydessä.
• Asiakassuhde, kun viestimme omista vastaavista tuotteista/palveluista olemassa olevan asiakassuhteen perusteella.
• Yritysviestintä (esim. yleiset yhteystiedot): tarjoamme aina kieltäytymismahdollisuuden.

Tasoituskierrosten lähettäminen eBirdieen (Suomi)

GolfBooker mahdollistaa tasoituskierrostietojen lähettämisen suomalaiseen eBirdie-palveluun tasoituksen käsittelyä varten. Tässä toiminnossa Funect toimii rekisterinpitäjänä, kun pelaaja käyttää palvelua suoraan ilman, että pelaajan kotiseura käyttää GolfBookeria järjestelmänään.

• Käsiteltävät tiedot: pelaajan tunniste (esim. jäsennumero/ID), kierroksen päivämäärä ja kenttä, tiit, tulos (reikäkohtainen tai kokonaistulos), pelimuoto ja tasoituslaskentaan tarvittavat tiedot.
• Tarkoitus ja oikeusperuste: pelaajan pyynnön toteuttaminen / sopimuksen täyttäminen.
• Vastaanottaja: Suomen Golfliitto / eBirdie toimii erillisenä rekisterinpitäjänä tasoituksen käsittelyssä.
• Oikeudet: voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen support@golfbooker.fi; jo liitolle siirrettyjen tietojen osalta pyyntösi voidaan ohjata myös Suomen Golfliitolle.

Palvelun kehittäminen ja turvallisuus

Laadun parantaminen, järjestelmäkehitys, analytiikka, lokitus, väärinkäytösten estäminen.
Oikeusperuste: oikeutettu etu. Arvioimme käsittelyn tarpeellisuuden ja oikeasuhtaisuuden sekä punnitsemme etumme suhteessa rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin.

Lakisääteiset velvoitteet

Kirjanpito, verotus, kuluttajansuoja, viranomaispyynnöt.
Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite.

Yhteystietojen haku (Etsi kavereita)

Kun otat käyttöön Etsi kavereita -toiminnon, sovellus käyttää laitteesi yhteystietojen puhelinnumeroita luodakseen yksityisyyttä suojaavia tunnisteita. Puhelinnumerot tiivistetään laitteellasi ennen kuin mitään tietoja lähetetään, ja vain tiivistetyt tunnisteet lähetetään palvelimellemme. Emme lataa tai tallenna yhteystietojasi tai puhelinnumeroitasi selkokielisinä emmekä tallenna yhteystietojen nimiä.

Käytämme näitä tiivistettyjä tunnisteita ainoastaan yhdistääksemme sinut kavereihin, jotka myös käyttävät GolfBookeria. Tunnisteita ei käytetä markkinointiin tai muuhun tarkoitukseen. Toiminto on täysin vapaaehtoinen ja vaatii nimenomaisen suostumuksesi. Voit poistaa Etsi kavereita -toiminnon käytöstä milloin tahansa, jolloin tiliisi liitetyt tallennetut tunnisteet poistetaan.

• Kerättävä tieto: Laitteen yhteystietojen puhelinnumeroista johdetut tiivistetyt tunnisteet
• Tarkoitus: Kavereiden löytäminen GolfBookerista
• Oikeusperuste: Suostumus (vapaaehtoinen, peruttavissa milloin tahansa)
• Tallennus: Supabase-tietokanta (EU)
• Säilytys: Tallennetaan vain toiminnon ollessa käytössä. Poistetaan aktiivisista järjestelmistä kun poistat toiminnon käytöstä tai poistat tilisi. Tunnisteet voivat säilyä varmuuskopioissa ylikirjoitukseen asti (tyypillisesti 30–90 päivää).

Toteutamme lisäksi teknisiä suojatoimia vähentääksemme riskiä näiden tunnisteiden takaisinmallintamisesta.

3. Mitä tietoja keräämme

Keräämme henkilötietoja eri tavoin:

• Olet itse antanut tiedot palvelua käyttäessäsi tai ottaessasi meihin yhteyttä
• Golfseuran ylläpitäjä lisää tietoja järjestelmään
• Tietoja syntyy käytön yhteydessä (lokit, tapahtumat, virheet)
• Tietoja välitetään integraatioiden kautta (esim. eBirdie)
• Tietoja saadaan kumppaneilta tai julkisista lähteistä (esim. organisaatioiden yleiset yhteystiedot)

Tiedot kun tietoja ei saada rekisteröidyltä (GDPR artikla 14)

Kun saamme henkilötietoja muista lähteistä kuin rekisteröidyltä itseltään, informoimme rekisteröityä viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä ja ilmoitamme tietojen lähteen. Kun golfseura toimii rekisterinpitäjänä, rekisteröity saa ensisijaisen informaation omalta golfseuraltaan.

Henkilötietojen kategoriat

• Perus- ja yhteystiedot: nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero
• Jäsenyys- ja golftiedot: jäsenyystiedot, tasoitus, kirjautumistunnukset, kilpailutulokset, tuloskorttitiedot, kierrostilastot
• Uutiskirje- ja viestintätiedot: tilaus-/suostumustilanne, viestintäpreferenssit, tekninen seurantatieto (toimitettavuuden ja sisällön parantamiseksi)
• Asiakassuhdetiedot: laskutus, maksutapahtumat, varaukset/peruutukset, kilpailurekisteröinnit, välinevuokraukset, asiakasyhteydenotot
• Tekniset tiedot: laitetiedot, selain/käyttöjärjestelmä, sovellusasetukset, IP-osoite, istuntotunnisteet, kirjautumisajankohdat, virhelokit ja suorituskykymittarit
• Yhteystietojen hakutiedot: laitteen yhteystietojen puhelinnumeroista johdetut tiivistetyt tunnisteet (kaverien löytämiseen; suostumuspohjainen, poistetaan kun toiminto poistetaan käytöstä tai tili poistetaan)

Pakollisiin tietoihin kuuluvat palvelun toimittamiseen tarvittavat perustiedot. Emme tee automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia rekisteröityihin (GDPR artikla 22).

Alaikäiset

Palvelua voidaan käyttää myös junioripelaajien tietojen hallintaan golfseuran toiminnassa. Tällöin golfseura toimii rekisterinpitäjänä ja vastaa tarvittavien suostumusten hankkimisesta ja huoltajaviestinnästä sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

4. Tietojen säilytys

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin käsittelyn tarkoitukset, lakisääteiset velvoitteet tai oikeutettujen etujen suojaaminen edellyttävät. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan säilytysajan päättyessä.

Esimerkkejä säilytysajoista:

• Uutiskirjelista: niin kauan kuin tilaus on aktiivinen; poistamme/anonymisoimme viimeistään 24 kuukauden kuluttua viimeisestä aktiivisuudesta. Säilytämme vähimmäismäärän tietoja markkinointikieltojen noudattamiseksi.
• Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain mukaisesti (tyypillisesti 6–10 vuotta aineistosta riippuen).
• Tekniset ja turvallisuuslokit: tyypillisesti 12–24 kuukautta, ellei tapahtuman tutkinta edellytä pidempää säilytystä.
• Varmuuskopiot: tyypillisesti ylikirjoitetaan 30–90 päivän kuluessa.

5. Tietojen luovutus ja pääsy

Alihankkijat (palveluntarjoajat)

Käytämme kolmannen osapuolen palveluntarjoajia (alihankkijoita) palvelun tuottamiseen. Ne käsittelevät henkilötietoja puolestamme vain sovittuihin tarkoituksiin ja tietojenkäsittelysopimusten (DPA) mukaisesti. Palveluntarjoajia voidaan käyttää esimerkiksi seuraavissa kategorioissa: hosting/infrastruktuuri, tietokannat, sähköposti- ja viestintälähetys, analytiikka, lokitus ja monitorointi, maksujen käsittely ja asiakastuki.

Ajantasainen lista palveluntarjoajista on saatavilla pyynnöstä: support@golfbooker.fi.

Tiedonsiirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Palveluntarjoajat voivat sijaita EU:n/ETA:n sisällä tai ulkopuolella. Jos henkilötietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuolelle, siirto toteutetaan GDPR:n mukaista siirtomekanismia ja suojatoimia käyttäen, kuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita (SCC, 2021/914) ja tarvittaessa täydentäviä suojatoimia (esim. salaus, pseudonymisointi, pääsynhallinta, minimointi). Käsittely tapahtuu ensisijaisesti EU:n/ETA:n alueella palveluasetusten ja tarjoajan vaihtoehtojen puitteissa.

Tietojen vastaanottajat

• Golfseuran ylläpitäjät (seuran rekisterinpitäjäroolissa)
• Palveluntarjoajat (alihankkijoina Funectin puolesta)
• Suomen Golfliitto / eBirdie (erillisenä rekisterinpitäjänä tasoituksen käsittelyssä)
• Viranomaiset, jos laki tai viranomaismääräys edellyttää
• Valtuutettu Funectin henkilöstö turvallisuuden, väärinkäytösten estämisen ja palvelun ylläpidon vuoksi
• Muut tahot vain rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella

Emme myy henkilötietojasi.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, pyytää niiden oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä (erityisesti suoramarkkinointia), tietojen siirrettävyyttä ja peruuttaa suostumuksesi siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen. Yksittäisten oikeuksien käytettävyys riippuu käsittelyn oikeusperusteesta; kaikkia oikeuksia ei voi käyttää kaikissa tilanteissa. Voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).

Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on suuri määrä, vastausaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jolloin ilmoitamme sinulle ensimmäisen kuukauden kuluessa. Tietojen siirrettävyyspyynnöissä tiedot toimitetaan jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (esim. JSON tai CSV).

Oikeuksien käyttäminen: support@golfbooker.fi.

7. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattoman pääsyn, käytön, muuttamisen, luovuttamisen, tuhoamisen ja muun laittoman käsittelyn estämiseksi. Käytämme esimerkiksi salattuja yhteyksiä tiedonsiirtoon, hallittua pääsynhallintaa ja monitorointia, käsittelyn minimointia, henkilöstön koulutusta sekä palveluntarjoajien huolellista valintaa ja valvontaa.

Tietoturvaloukkauksen sattuessa arvioimme tilanteen viipymättä, rajaamme ja korjaamme vaikutukset sekä dokumentoimme tapahtuman. Ilmoitamme valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa (GDPR artikla 33). Jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, ilmoitamme myös asianomaisille henkilöille ilman aiheetonta viivytystä (GDPR artikla 34).

8. Evästeet

Käytämme evästeitä ja vastaavia teknologioita (esim. paikallinen tallennus, pikselit) palvelun toiminnallisuuden varmistamiseen, käyttökokemuksen parantamiseen sekä mittaamiseen ja kehittämiseen. Voit hallita asetuksia evästebannerin kautta ja myöhemmin evästeasetuksista.

Välttämättömät evästeet

Vaaditaan perustoiminnallisuuteen (istunto, kirjautuminen, turvallisuus, kuormantasaus, asetusten muistaminen). Näitä ei voi estää, sillä palvelu ei toimisi luotettavasti ilman niitä.

Analytiikka (Google Analytics 4)

Käytämme GA4:ää sivuston käytön ymmärtämiseen (esim. sivunäytöt, tapahtumat kuten klikkaukset, laite-/selain-/käyttöjärjestelmätiedot ja likimääräinen sijaintitieto).

• Suostumus ja Consent Mode: analytiikka aktivoidaan vain suostumuksellasi. Käytämme Consent Modea, jossa suostumus ohjaa analytiikan ja siihen liittyvien evästeiden käyttöä. Suostumuksen voi muuttaa tai peruuttaa milloin tahansa asetuksista.
• IP-osoite: Google saattaa käsitellä IP-osoitteita teknisesti tiedonsiirtoa ja likimääräistä sijainnin arviointia varten. Emme käytä IP-osoitteita rekisteröityjen tunnistamiseen ja pyrimme minimoimaan tunnistettavuuden tietosuojaa parantavilla asetuksilla ja käsittelemällä tietoja ensisijaisesti aggregoidulla tasolla.
• Säilytys: GA4:n käyttäjä- ja tapahtumatietojen säilytysaika on 14 kuukautta. Säilytysaika voi nollautua uuden käyttäjäaktiivisuuden myötä.
• Tietoalue: pyrimme käsittelemään analytiikkatietoja ensisijaisesti EU:n/ETA:n alueella. Osa tiedoista voidaan käsitellä EU:n/ETA:n ulkopuolella, jolloin sovelletaan GDPR:n mukaisia siirtomekanismeja ja suojatoimia (esim. SCC 2021/914 ja täydentävät toimenpiteet).

Markkinointi

Markkinointievästeet asetetaan vain suostumuksellasi. Voit muuttaa suostumustasi milloin tahansa asetuksista.

9. Yhteystiedot

Tietosuoja-asiat: support@golfbooker.fi

10. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä selostetta. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista verkkosivuillamme tai sähköpostitse.